Case study: dankzij RPA zorgeloos verder groeien

Met Robotic Process Automation (RPA), een softwarerobot die handmatige, repeterende taken en dataverwerking automatiseert, behalen bedrijven een flinke efficiëntieslag. Dat RPA méér oplevert dan alleen procesautomatisering, bewijst deze case study, waarbij BDO een grote, innovatieve speler in de energiemarkt hielp met de implementatie van twee robots.  

De aanleiding - Groeipijnen 

De klant is een groot, innovatief familiebedrijf en een belangrijke speler in de energiemarkt, gespecialiseerd in tankstationexploitatie. Met 500 medewerkers groeide de organisatie de afgelopen jaren sterk in het aantal servicestations. 

Met de groei kwamen uitdagingen: 

• Toename administratief werk. Medewerkers verwerkten steeds meer facturen van soms tientallen pagina’s. Het handmatig vergelijken van factuurregels met bestellingen kostte 28 uur per week. Een medewerker en stagiair waren hier fulltime mee bezig.  
• Extra capaciteit. De klant verwachtte verdere groei en wilde een extra medewerker aannemen om de administratieve druk aan te kunnen.  

Daarnaast verwerkte het bedrijf voor klanten met een laadpas gegevens handmatig.  

• Tijdrovend. Het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem genereerde de facturen, terwijl medewerkers laadgegevens uit een ander systeem handmatig overzetten met Excel. Dit proces bezorgde twee medewerkers fulltime werk.  
• Foutgevoelig. Door het handmatig overzetten ontstonden geregeld fouten.  

BDO’s aanpak - RPA voor efficiëntie en kwaliteitsverbetering

Het bedrijf vroeg BDO of het facturatieproces slimmer en efficiënter kon om de druk op de medewerkers te verlagen. Kort na deze vraag benoemde de klant de wens om het proces rond de laadpassen te automatiseren. BDO pakte deze klantvragen volgens een vaste werkwijze aan: 

• Analyse klantvraag. BDO onderzocht of RPA voor beide uitdagingen een uitkomst was. Dit bleek het geval.
• Terugkoppeling. BDO deelde de analyse met de klant. Hierop gaf deze akkoord voor de bouw van één robot voor elke uitdaging.
• Ontwerpvoorstel. BDO ontwierp beide robots. De klant gaf akkoord op deze voorstellen.
• Bouw robots. BDO bouwde de robots, na elkaar, op UiPath, een platform voor business automation.  
• Acceptatiefase. Beide partijen optimaliseerden de bots op basis van testen en medewerkersfeedback.  
• Implementatiefase. BDO implementeerde de bots en trainde de medewerkers in het gebruik.  
• Livegang en ondersteuning. Na livegang koos de klant voor BDO’s managed service, die continue ondersteuning van de bots garandeert. 

Hoe werkt de RPA-oplossing in de praktijk?  

Facturatieverwerking: De eerste bot verwerkt de facturen snel en efficiënt. De softwarerobot vergelijkt automatisch factuurregels met bijbehorende bestellingen en signaleert afwijkingen. 

Het facturatieproces werd hierdoor: 

• Sneller – tijdsbesparing 24 uur per week. Waar voorheen 28 uur per week nodig was, kost het een medewerker nu vier uur. 
• Efficiënter – besparing 1 fte. Een extra medewerker aannemen, werd overbodig. 
• Plezieriger – verhoging medewerkerstevredenheid. Medewerkers zijn blij dat ze meer uitdagende taken kunnen uitvoeren in plaats van repetitief werk. 
• Minder foutgevoelig – automatische foutdetectie. Afwijkingen worden direct gesignaleerd. 
  
  

Laadpasdata: De tweede bot haalt automatisch laaddata op en verwerkt deze in het ERP-systeem. Het proces is hierdoor: 

• Sneller – twee fulltimemedewerkers besteden uren aan waardetoevoegende taken. Handmatig data overzetten met Excel is verleden tijd.  
• Efficiënter – maandelijkse tijdsbesparing 4-6 uur. Met deze robot bespaart de klant maandelijks vier tot zes uur. Door de verwachte groei van het elektrisch rijden neemt de besparing toe, vergeleken bij wanneer was doorgegaan met handmatige verwerking. 
• Betrouwbaarder – ERP bevat 100% actuele data. Fouten door het handmatig overzetten, zijn verleden tijd.  
• Inzichtelijker – verhoging klanttevredenheid. Klanten krijgen beter inzicht in hun laadgedrag doordat de juiste data altijd beschikbaar is.